4 dipendenti italiani su 10 rinunciano a chiedere rimborsi dovuti: Soldo svela “La zona grigia” della gestione delle spese aziendali

Tra regole non sempre chiare, timore di rifiuti e procedure ancora complesse, per molti dipendenti italiani chiedere un rimborso spese resta una fonte di stress e incertezza. Lo rivela il nuovo report “La zona grigia” di Soldo, la piattaforma per la gestione proattiva delle spese aziendali, che indaga il delicato equilibrio tra fiducia e controllo nelle dinamiche quotidiane di spesa.

Il report evidenzia come la fiducia si confermi oggi una vera e propria variabile economica: dove le regole non vengono percepite come chiare, i dipendenti esitano, rinunciano a spese utili e l’organizzazione rischia di perdere opportunità di crescita.

Secondo la ricerca, il 45% dei dipendenti italiani è titubante nel presentare una nota spese e il 39% evita del tutto, rinunciando a rimborsi che sarebbero legittimi. Questo atteggiamento evidenzia un crescente disallineamento tra le intenzioni di conformità dei lavoratori e la percezione di rigidità e rischio associata ai processi interni di spesa.

Alla base del problema c’è un divario di percezione che mina la fiducia. Mentre il 58% dei responsabili finanziari è convinto che le regole di rimborso siano chiare, solo poco più della metà dei dipendenti (51%) afferma di sapere con certezza cosa possa essere effettivamente rimborsato. Questo disallineamento si traduce in autocensura: il 28% dei lavoratori rinuncia a spendere anche per attività utili all’azienda e il 19% ha già sperimentato almeno un rifiuto su richieste legittime.

Non sorprende quindi che la gestione delle note spese sia tra le principali fonti di stress: chiedere il rimborso di importi elevati è secondo solo, in termini di incertezza, alla richiesta di budget per conferenze o eventi.

“È fondamentale che le aziende italiane puntino alla chiarezza delle policy, sostituendo sistemi complessi con processi più semplici e trasparenti” commenta Gianluca Salpietro, Head of Sales di Soldo in Italia. “Quando le regole sono coerenti con i processi reali, i dipendenti spendono con sicurezza e serenità, e i team Finance possono gestire tutto con fiducia e controllo.”

Il report evidenzia come la percezione dei problemi legati alle spese aziendali cambi profondamente a seconda del ruolo. Tra i finance leader, le principali fonti di frustrazione includono la convinzione che “tutto sia rimborsabile” (31%), la mancanza di ricevute (26%), le spese non conformi (24%) e i ritardi nella presentazione delle note spese (22%).

Dal lato dei dipendenti, invece, uno su quattro (25%) considera la gestione dei rimborsi una delle attività più stressanti. Quando sorgono dubbi, il 36% si rivolge al proprio manager e solo il 20% al reparto Finance, un chiaro indicatore di una supervisione frammentata e di policy che non sempre vengono interiorizzate o comprese appieno.

“L’incomprensione tra chi spende e chi controlla crea frustrazione, inefficienza e rallenta la crescita aziendale” commenta Salpietro. “Per superare questo ostacolo, le aziende devono puntare su strumenti digitali che garantiscano chiarezza e tracciabilità in ogni fase del processo.”

A complicare ulteriormente lo scenario, emerge un nuovo rischio: il 41% dei responsabili finanziari italiani teme che l’intelligenza artificiale possa essere usata per generare ricevute false, con impatti diretti sulla conformità e sulla governance aziendale.

“Sono rimasto sorpreso dalla facilità con cui si può creare una ricevuta falsa” conclude Salpietro. “L’unico modo per prevenire questa minaccia è collegare ogni pagamento digitale alla nota spese, garantendo tracciabilità completa e visibilità in tempo reale, così da proteggere l’azienda e permettere ai dipendenti di operare con sicurezza.”