Come la dematerializzazione vi farà guadagnare nel 2021?

Nell’era della digitalizzazione si sta assistendo ad una vera e propria rivoluzione copernicana senza precedenti.

Nell’attuale contesto di crisi economica cagionata dalla pandemia assumono un ruolo rilevante e di grande valore aggiunto i servizi 100% online per le PMI e i professionisti.

La rivoluzione paperless, la dematerializzazione e la digitalizzazione hanno assunto un livello cruciale per tutte le imprese che intendono avere un futuro e vogliono crescere.

Digitalizzare i processi aziendali deve diventare gradualmente un’operazione sempre più naturale per tutte quelle realtà che operano all’interno del mercato.

Velocità, efficienza, efficacia e riduzione dei costi sono i principali vantaggi derivanti dal processo di digitalizzazione e di dematerializzazione.

Esistono soluzioni di gestione contabile e finanziaria come Spendesk, che offre la dematerializzazione delle note spese con valore probatorio.

Il conto business online Qonto offre a PMI e professionisti la digitalizzazione e l’eliminazione delle note spese. Come fare? Basta caricare i giustificativi con una foto per allegarli alle transazioni e digitalizzarli: Qonto li certifica con valore probatorio e li archivia.

È possibile collegare il conto a diverse app business e strumenti esterni, come Slack.

Dematerializzazione e digitalizzazione delle PMI

Soprattutto per le piccole e medie imprese, la dematerializzazione e la digitalizzazione può costituire un trampolino di lancio per ottenere il successo e per affrontare l’attuale crisi innescata dal Covid-19.

All’interno di ogni sistema organizzativo, a prescindere dalla dimensione e dalla complessità dei processi, urge implementare nuove tecnologie.

La dematerializzazione implica la necessaria trasposizione di tutti i documenti cartacei e di tutti i faldoni presenti in ufficio in formato digitale, in modo tale da poter avere su un unico dispositivo tutta la documentazione aziendale necessaria in qualsiasi momento.

Accanto alla rivoluzione paperless, è importante anche ripensare al flusso di comunicazione aziendale alla luce della trasformazione e del passaggio dalla carta al digitale.

Il processo di dematerializzazione implica anche la necessità di abbandonare strumenti tradizionali, cosiddetti analogici, al fine di automatizzare attività e procedure, siano esse legate alla produzione e alla distribuzione di prodotti e servizi, al marketing e vendite, al customer care.

Digitalizzare significa dematerializzare i luoghi fisici per comunicare e condividere informazioni in tempo reale, in un unico ambiente collaborativo anche da remoto.

Il processo di digitalizzazione aziendale porta con sé nuove modalità partecipative e spazi di lavoro non più limitati a un particolare contesto, ma condivisibili a distanza, dalle riunioni in videoconferenza all’assistenza clienti via chat, alle interazioni nelle piattaforme di Social Networking.

Dematerializzazione del workflow documentale

Dematerializzare lo spazio fisico, inteso anche come sistema di archiviazione e conservazione elettronica, rappresenta un guadagno in termini di efficienza, rapidità e pieno controllo del flusso dei dati.

L’intero workflow documentale viene affidato all’automatismo delle piattaforme software e il risparmio economico si concretizza nella sostituzione della carta e dei sistemi informatici isolati.

I costi della carta sono dispendiosi per le imprese. Per questo l’eliminazione delle note spese riduce le procedure amministrative, consente di eliminare pile di documenti cartacei e di monitorare in maniera rapida le spese effettuate.

La digitalizzazione e l’eliminazione delle note spese offre anche vantaggi rispetto alla gestione della carta e riduce le esigenze di stampa e di archiviazione fisica.

È possibile identificare rapidamente gli errori in modo da poter apportare rapidamente le correzioni.

La possibilità di poter ottimizzare la gestione contabile con strumenti online ed innovativi ha migliorato notevolmente il modo in cui aziende e professionisti gestiscono le loro informazioni.

Stiamo assistendo ad una drastica riduzione dei tempi necessari per gestire la contabilità e dei costi legati a questa attività.

La digitalizzazione e certificazione con valore probatorio delle ricevute rende possibile:

• la certificazione con valore probatorio dei giustificativi consente di evitare un ingente spreco di carta,
• l’eliminazione degli originali cartacei dei giustificativi digitalizzati e certificati,
• la tracciabilità esatta delle informazioni. Il riconoscimento e la lettura automatica delle informazioni consentono di risparmiare sull’inserimento dei dati.

Grazie alla digitalizzazione delle ricevute e all’eliminazione degli originali cartacei, è possibile evitare molti errori, come la perdita di fogli importanti e documenti.

La certificazione con valore probatorio consente alle tue ricevute digitalizzate di avere esattamente lo stesso valore legale di quelle cartacee.