Presentazione in assemblea del bilancio in formato ESEF

European Single Electronic Format – ESEF

Assonime ha analizzato la direttiva Transparency e il Regolamento ESEF: le società quotate hanno l’obbligo di pubblicare la relazione finanziaria annuale (che comprende anche il bilancio d’esercizio e il bilancio consolidato) nel formato elettronico XHTML, con le specifiche Inline XBRL. L’obbligo ha visto la prima applicazione nel corso del 2022, con riferimento alle relazioni finanziarie riguardanti l’esercizio 2021.

I soci hanno il diritto di prendere visione di tutti i documenti depositati presso la sede sociale per le assemblee, compresi i bilanci, anche se non occorre mettere a disposizione dei soci i documenti in formato elettronico quando si presentano in assemblea.

Assonime descrive due aspetti della rappresentazione informatica:

– il linguaggio informatico XHTML è una mera modalità di visualizzazione informatica dei documenti, di facile lettura anche con altri programmi tradizionali (word).

– la marcatura delle informazioni con le specifiche Inline XBRL è invece un’attività svolta con un processo informatico diretto a consentire la lettura delle informazioni da parte di un dispositivo automatico, ovvero, per essere visualizzati i bilanci marcati devono ricorrere a uno specifico programma di lettura.

Il formato elettronico ESEF è l’unica ad avere valore legale ai fini di soddisfare gli obblighi di pubblicità dei bilanci prevista dalla direttiva Transparency e integra il processo di formazione del bilancio richiesto dalle autorità europee.

L’avviso di convocazione dell’assemblea deve indicare le modalità di reperimento dei documenti che saranno sottoposti all’assemblea, a tutela dell’interesse dei soci che ne prenderanno parte (informativa preassembleare). Solitamente i documenti sono reperibili sul sito internet della società, nel termine di pubblicazione dell’avviso di convocazione. Ricordiamo che l’art. 130 del TUF prescrive che i soci possano prendere visione di tutti gli atti depositati preso la sede sociale, per le assemblee già convocate, e di ottenerne copia a proprie spese. Nel caso in cui i soci si rechino fisicamente preso la sede sociale, la società è tenuta a mettere a disposizione dei soci uno strumento operativo che consenta la lettura del documento nel formato elettronico.

Assonime ricorda che le società possono mettere a disposizione del pubblico anche versioni supplementari in altri formati elettronici.

Il socio non ha quindi alcun diritto ad avere una versione informatica dei documenti al momento in cui entra fisicamente in assemblea, poiché le sue esigenze informative sono state pienamente soddisfatte con le forme di messa a disposizione di natura elettronica nei quattro mesi dalla chiusura dell’esercizio. La società potrebbe comunque decidere autonomamente di fornire i documenti in formato cartaceo, così come di fornire un dispositivo mobile con i documenti in formato elettronico.