A.I. e la sfida delle fatture e delle ricevute false: quando la tecnologia combatte sé stessa

Negli ultimi anni l’intelligenza artificiale ha trasformato la gestione delle spese aziendali, aprendo però la strada a nuove frodi. Strumenti come ChatGPT hanno reso possibile generare immagini e documenti convincenti, incluse ricevute fasulle. Come ha osservato Anant Kale, CEO di AppZen, “oggi è semplice creare scontrini credibili con l’IA”.

Di fronte a questo scenario, le aziende specializzate in audit hanno accelerato lo sviluppo di strumenti per riconoscere documenti contraffatti. Expensify ha introdotto funzioni di rilevazione automatica, mentre SAP Concur ha potenziato il sistema Verify per intercettare anomalie. L’obiettivo è chiaro: usare l’IA per combattere l’IA stessa.

Il rischio di frodi sistematiche

Se in origine alcuni dipendenti giustificavano la falsificazione come soluzione temporanea, ad esempio per una ricevuta smarrita, l’assenza di controlli e sanzioni ha spesso alimentato abusi più gravi. AppZen ha rilevato casi in cui dipendenti hanno creato intere serie di ricevute per viaggi mai effettuati.

Secondo l’Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), un’associazione professionale internazionale, con sede negli Stati Uniti, il 13% delle frodi occupazionali degli ultimi 18 mesi riguarda spese gonfiate o inventate, con perdite medie di circa 50.000 euro. Numeri che spingono le aziende a rafforzare audit e policy interne, perché l’impatto non è solo economico ma anche reputazionale.

Le strategie delle aziende

La risposta è duplice: da un lato, software sempre più sofisticati basati su machine learning e algoritmi predittivi, dall’altro politiche aziendali più severe. Expensify, AppZen e SAP Concur hanno già implementato sistemi capaci di identificare pattern sospetti e aggiornarsi costantemente sulle nuove tecniche fraudolente. “Per combattere l’IA fraudolenta è necessario utilizzare l’IA”, ha sintetizzato Nicolas Ritz di Navan. Un approccio che segna un cambio di paradigma: la tecnologia non solo analizza le spese, ma impara a distinguere tra comportamenti genuini e tentativi di frode.

La lotta non può però basarsi solo su strumenti digitali. Servono formazione e sensibilizzazione dei dipendenti, affinché conoscano i rischi e l’impatto delle frodi. Inoltre, la collaborazione tra aziende e autorità regolatorie sarà cruciale per fissare standard comuni e garantire maggiore trasparenza. Il futuro della spesa aziendale dipenderà dalla capacità di creare un ecosistema resiliente: aggiornamento costante delle tecnologie, controlli mirati e un’etica condivisa. Solo così sarà possibile contenere un fenomeno che, se non gestito, rischia di minare la fiducia all’interno delle organizzazioni.