Paperless office, i vantaggi oltre il taglio dei costi

Niente più pile di fogli sulle scrivanie o faldoni di documenti archiviati negli armadi, fax e raccomandate sono quasi solo un ricordo: quello del paperless office, un ambiente lavorativo dove l’utilizzo della carta è ridotto al minimo, oggi non sembra più uno scenario così futuristico. 

Il passaggio al paperless è uno degli step che compongono il più complesso processo di trasformazione digitale dell’azienda. Nel Gruppo Enercom, il percorso è iniziato ormai diversi anni fa e ormai l’approccio paperless è consolidato. La scelta di ridurre progressivamente l’utilizzo della carta stampata rispecchia uno dei pilastri identitari del Gruppo: il desiderio di fare business in modo sostenibile. 

Cosa ci lega ancora al cartaceo?

Prima di passare in rassegna i vantaggi che porta con sé un cambiamento di questo tipo, vale la pena porsi una domanda: cosa ci impedisce di abbandonare il cartaceo? Qualche vincolo sicuramente esiste, ma nella maggior parte dei casi non si tratta di ostacoli insormontabili, e quanto è successo negli ultimi anni lo ha dimostrato: la pandemia ha reso necessari dei cambiamenti nel nostro modo di lavorare (o in qualche caso si è limitata ad accelerarli), spesso costringendoci a fare a meno della carta. Può essere stato faticoso, considerando anche la repentinità con cui il tutto è dovuto avvenire… Però è stato possibile. 

Se guardiamo le cose da questa prospettiva e considerando i limiti intrinseci del formato cartaceo, possiamo piuttosto affermare che ciò che è difficile in realtà è trovare una convenienza nel restare legati a questo tipo di approccio. Il principale scoglio sta spesso nell’inerzia al cambiamento all’interno dell’azienda. 

Paperless office: quali vantaggi per l’azienda

Dal punto di vista dell’impresa, i vantaggi del paperless office sono particolarmente apprezzabili se guardiamo all’efficienza dei processi. Un workflow gestito digitalmente risulta non solo più veloce e snello, ma anche meglio tracciabile.  

In GEI, ad esempio, società che si occupa di distribuzione del gas naturale, si è scelto di implementare un sistema di workforce management che permette di gestire l’operatività su campo attraverso supporti tecnologici come smartphone o tablet, laddove in precedenza la gestione documentale era essenzialmente cartacea. “Tra i principali vantaggi ottenuti c’è stato sicuramente un incremento dell’efficienza” – racconta Francesco Mastrapasqua, Digital Innovation Manager della società – “l’utilizzo del cartaceo comportava un rallentamento nel passaggio delle informazioni tra i nostri sistemi e verso quelli del cliente. Eliminandolo, abbiamo considerevolmente abbattuto i tempi necessari a comunicare quello che facciamo alle società di vendita: prima erano necessari 2 o 3 giorni, adesso è una questione di poche ore”. Anche l’organizzazione del lavoro ne esce migliorata “Mentre in precedenza utilizzavamo moduli da stampare e compilare, adesso con l’impiego degli smartphone in dotazione agli operatori diventa più facile gestire le attività, ottenendo un maggiore livello di controllo su tempi e figure coinvolte; questo ci permette di tagliare alcuni costi, ma soprattutto di offrire un servizio di qualità più elevata” conclude Mastrapasqua. 

C’è da considerare inoltre un ulteriore vantaggio legato al progressivo abbandono del cartaceo, quello del recupero degli spazi fisici necessari all’archiviazione dei documenti. Da questo punto di vista è stato determinante l’impiego della conservazione sostitutiva, sempre più diffusa negli ultimi anni.

Gli aspetti positivi del paperless office per il cliente

L’impatto positivo legato alla digitalizzazione non riguarda solamente l’impresa, ma anche i suoi clienti. “Le abitudini e le necessità degli utenti sono cambiate” – spiega Angelo Asciano, Direttore Customer Operations di Enercom – “Ormai preferiscono svolgere alcune operazioni utilizzando canali diversi rispetto al passato, sono più propensi a muoversi in autonomia e sono abituati a fare ciò che devono in modo rapido”. L’utilizzo di mezzi come email e chat (con un operatore o una AI) hanno soppiantato quello di fax e lettere. Secondo Asciano “Per l’azienda adottare un approccio paperless, che passa dall’apertura e dal presidio dei canali digitali, significa in primo luogo adeguarsi a quelli che sono ormai i nuovi standard degli utenti”. 

Il passaggio al digitale può diventare anche un’opportunità per garantire una User Experience migliore. Anche i clienti beneficiano di processi più snelli e rapidi: sottoscrivere un nuovo contratto, gestire un’utenza, aprire un ticket di assistenza, ricevere e pagare le bollette…Tutte queste operazioni oggi possono essere gestite anche tramite portale web o app, e sono in molti a preferire questa strada. Basti pensare che, ad esempio, attualmente è quasi il 60% dei clienti a scegliere l’invio della fattura in PDF, e che il 55% dei contratti stipulati viene firmato con FEA, contro il 9% di appena qualche anno fa.

La strada ancora da percorrere

La transizione verso il paperless office in generale oggi è a buon punto, ma rimane importante investire nella comunicazione per far conoscere i vantaggi di questo approccio sia all’interno che all’esterno delle aziende. “Un po’ di resistenza al cambiamento c’è sempre” – commenta Marco Cimeli, HR Manager di Gruppo Enercom – “Penso soprattutto ad alcune fasce di clientela, come le persone più anziane, che sono un po’ più restie a cambiare le proprie abitudini. E anche in azienda c’è chi fa più fatica a prendere confidenza con i nuovi strumenti. Ma una volta superata la fase di resistenza iniziale diventa facile per tutti apprezzare i benefici tangibili che porta con sé l’approccio paperless. Il processo ormai è iniziato e ciò che conta è che ci si continui a muovere in questa direzione, anche se con tempi diversi.” 

“Un’altra spinta importante potrebbe arrivare dalle istituzioni, analogamente a quanto avvenuto in passato con la FEA o con la conservazione sostitutiva; ulteriori iniziative in questa direzione potrebbero contribuire a ridurre ulteriormente l’utilizzo della carta stampata” conclude Cimeli.