La rivoluzione del software per la fattura elettronica

Il cambio di passo c’è stato e ha coinvolto una serie davvero ampia di professionalità e aziende. La fatturazione elettronica è entrata a pieno regime dallo scorso gennaio, quando cioè è scattato l’obbligo per tutte quelle cessioni di beni e prestazioni di servizi tra soggetti residenti in Italia, di emettere solo questa documentazione tramite il Sistema di interscambio e secondo il formato XML. In pratica, l’attività di fatturazione cambia flusso e prende quelle che sono le sembianze di un processo organizzativo che presenta diverse opportunità per professionisti e aziende di settore. Passaggi decisivi, che possono essere snelliti in modo preciso e veloce ricorrendo a un software per la fatturazione elettronica. Anche perché, come spesso avviene quando viene digitalizzata un’attività, i vantaggi non sono affatto trascurabili. Si va innanzitutto dalla riduzione di tempi e costi a quella degli archivi fisici con una loro graduale e conseguente scomparsa sul lungo periodo, oltre all’automazione dei singoli processi. Perché chiunque può essere interessato o avere necessità di un sostegno valido e affidabile nella gestione della propria contabilità, con l’obiettivo dichiarato di semplificare i flussi di lavoro.

La scelta di piccole attività e professionisti

Quando viene emessa fattura elettronica (processo attivo) si risparmiano le attività di spedizione fisica così come l’attività di relazione con il cliente sulla ricezione, la presa in carico e i tempi di pagamento. Mentre per quanto riguarda la ricezione di una fattura in formato elettronico (processo passivo), innanzitutto non si devono più copiare i dati manualmente nel sistema: i documenti vengono registrati automaticamente in Prima Nota. Il software per fattura elettronica nasce per assicurare la gestione sia del processo attivo che passivo, in modo del tutto automatizzato. Quando si pensa a una realtà aziendale piccola o a professionisti, questi possono senza dubbio migliorare le loro prestazioni organizzative scegliendo un software di fatturazione che amministri automaticamente la fatturazione per l’aspetto attivo. Cosa offre? Prima di tutto la gestione dell’anagrafica clienti, degli articoli di vendita e l’emissione delle fatture.

Il caso delle piccole e medie imprese

Nel caso invece di piccole e medie imprese, la cosa migliore da fare è senza dubbio quella di scegliere un software per fattura elettronica che comprenda non soltanto la gestione della fase attiva di emissione ma anche quella passiva della ricezione. In questo caso, insieme alla gestione dei clienti, ci sono funzioni relative alla gestione dei fornitori: il software sarà poi in grado di registrare il movimento contabile che viene automaticamente generato quando si riceve una fattura di acquisto. Al momento di scegliere, in generale non si potrà comunque non tenere conto di poche e semplici regole d’oro. Tra i criteri da vagliare al primo posto c’è la facilità di utilizzo, il software per fatturazione elettronica deve cioè essere intuitivo per ridurre margini di errore. Inoltre sarà importante la personalizzazione alle varie esigenze attuali e future, ma anche il rapporto qualità-prezzo e la validità di un fornitore, anche in termini di supporto assicurato. La fattura elettronica si considera emessa solo se viene inviata al Sistema di interscambio, ovvero il sistema informatico di Agenzia delle Entrata, indicando il codice destinatario o la sua Pec.