Gestione note spese: la tecnologia arriva in soccorso

Le note spese aziendali rappresentano un capitolo molto importante in termini economici per qualsiasi attività. I reparti amministrativi, infatti, hanno tutti i giorni a che fare con quelle che sono tutte le attività dei propri dipendenti tra trasferte, viaggi di lavoro, acquisti aziendali e cene con clienti. Si tratta di spese che vengono affrontate in un primo momento dai dipendenti per poi essere evase dall’azienda attraverso il documento di note spesa che questi compilano per chiedere il rimborso.

Ogni società ha un proprio format, che sia esso cartaceo o digitale. Negli ultimi anni, però, la tecnologia è arrivata in soccorso dei vari reparti amministrativi attraverso strumenti che hanno semplificato il lavoro riguardante la gestione delle note spese. Basta dare uno sguardo sul web per capire come sia semplice semplificare i rimborsi spese tramite i software che ha individuato il sistema di comparazione Appvizer.

Ma come deve essere compilata una nota spesa?

Per essere perfetta e per consentire al reparto amministrativo di elaborare il tutto in maniera veloce la nota spesa deve innanzitutto contenere i riferimenti dell’azienda, ossia ragione sociale e indirizzo della società a cui si richiede il rimborso spese. Ovviamente non possono mancare i dati anagrafici di chi chiede il rimborso come nome, cognome e tipologia di contratto in essere. Occorre poi aggiungere data e luogo in cui si è sostenuta la spesa ed ovviamente l’ammontare della stessa attraverso un elenco dei costi sostenuti suddivisi per categoria. Importante, infine, aggiungere note e chiarimenti utili ad agevolare il lavoro dell’amministrazione.

Ovviamente ogni nota spesa deve essere corredata da scontrini fiscali e ricevute varie in modo da documentare in modo inoppugnabile le spese ed evitare che non vengano riconosciute dall’amministrazione.

Nel caso in cui dovesse trattarsi di costi che non sono facilmente documentabili come pagamenti con app, parcheggi e così via, è consigliabile fornire un’autodichiarazione in calce al documento, con descrizioni precise della tipologia di spesa sostenuta.

In caso di spostamento in treno, in aereo o col bus è sufficiente allegare il biglietto o la ricevuta. Se, invece, la trasferta si affronta con mezzi propri, allora il rimborso si applica anche al carburante ed ai chilometri percorsi, oltre che agli eventuali pedaggi.

Le innovazioni tecnologiche

Fino a qualche anno fa lo strumento per annotare le note spesa dei dipendenti era un semplice documento Excel. Un sistema utile e preciso, che però richiede molte registrazioni manuali e offre una flessibilità molto ridotta. Tutto ciò si tramuta in un continuo spreco di tempo non solo per i dipendenti, ma anche per il reparto amministrativo. Spesso, infatti, il tempo di elaborazione di ogni nota spese può essere superiore a 30 minuti. Senza contare il tempo sprecato dai dipendenti per raccogliere le varie ricevute, scannerizzarle e farle approvare.

Con tutto il tempo accumulato si allungano anche i tempi di rimborso che richiedono un’attesa di circa 30 giorni di media. Inoltre l’inserimento manuale dei dati può portar errori inevitabili a causa dell’enorme mole di lavoro.

Oggi, grazie ai nuovi strumenti in dotazione delle aziende, i tempi di compilazione di una nota spesa si sono ridotti al minimo visto che anche una semplice applicazione gestionale per le note spese offre molteplici vantaggi.

Attraverso una semplice app, ad esempio, si può compilare una nota spesa in brevissimo tempo con tanto di validazione dei vari documenti. Inoltre le app più aggiornate consentono di scannerizzare in modo intelligente le note spese, estraendo automaticamente tutti i dati dalla foto dello scontrino. Un vantaggio non da poco per i dipendenti che lavorano in trasferta.

Inoltre le applicazioni consentono al reparto amministrativo di avere pieno controllo dell’IVA, un recupero dell’IVA semplificato e giusto e l’inserimento automatico nel gestionale di contabilità senza dover reinserire i dati.

Con la giusta applicazione per le note spesa, insomma, è possibile ottenere un efficientamento del controllo dell’argomento in questione, generando report precisi ed ottenendo un quadro più chiaro delle spese dei vostri dipendenti.

In più, fattore da non sottovalutare, i software di ultima generazione permettono di gestire le note spesa giorno dopo giorno evitando così la corsa di fine mese ed i ritardi di archiviazione che comportano inevitabilmente anche un ritardo nel rimborso delle stesse.

In linea di massima possiamo tranquillamente affermare che un software per la gestione della nota speso assicura l’armonizzazione dei processi. Inoltre, in caso di audit da parte dell’Agenzia delle Entrate, tutti i documenti e i calcoli di supporto sono chiaramente e indiscutibilmente accessibili.