Il prestito delle opere d’arte

L’aumento esponenziale di mostre negli ultimi anni ha sicuramente favorito la circolazione delle opere d’arte, ma non ha comportato un’effettiva crescita di consapevolezza, da parte dei prestatori di queste opere, dei rischi che queste ultime corrono durante i lunghi viaggi e le prolungate esposizioni.

Non si tratta di demonizzare le esposizioni che quando hanno un carattere scientifico sicuramente hanno un impatto positivo sul valore dell’opera d’arte, sul suo contesto storico artistico e non ultimo sul mercato di riferimento. Come scrive F. Haskell in “La nascita delle mostre”: “riunire da collezioni pubbliche e private di tutto il mondo un gran numero di opere dipinte da un artista nel corso della sua carriera ci permette di esaminare il suo sviluppo (….) con un’accuratezza che né lui né i suoi mecenati potevano permettersi”.

Con il presente articolo si intende approfondire il tema dell’opportunità, da parte di un collezionista o di un’istituzione museale, di accordare un prestito o di svolgere un’attività di scambio secondo i principi di integrità, sicurezza e professionalità.

1) LA RICHIESTA DI PRESTITO

Il prestatore dovrà ricevere una richiesta di prestito dall’ente organizzatore della mostra. Oltre alla loan form devono essere riportati i dati principali della mostra, i dati dell’opera (autore, titolo, misure, cornice, peso, presenza di vetro, ecc), il valore assicurativo e l’eventuale assicuratore di sua fiducia, le istruzioni per il trasporto, l’installazione, la movimentazione e la concessione alla pubblicazione dell’opera.

Si consiglia, oltre alla compilazione della loan form, di sottoscrivere un vero e proprio contratto di prestito di più ampio respiro, dove regolare e formalizzare aspetti come: eventuali fees, condizioni di imballaggio, trasporto e allestimento, istruzioni per la manutenzione e cura dell’opera, garanzie assicurative, diritti di riproduzione ed esposizione, interventi in caso di restauro, foro competente ecc. In base ai Principi Generali sulla Regolazione dei Prestiti e degli Scambi di Opere d’Arte tra Istituzioni (Londra, luglio 1995 e revisione del novembre 2009), l’organizzatore della mostra è obbligato ad assicurare adeguate condizioni di conservazione e sicurezza durante il trasporto, a stipulare un’adeguata polizza assicurativa e a sostenere tutte le spese legate al prestito.

La richiesta di prestito deve essere corredata dal progetto scientifico della mostra, dal CV dell’ente organizzatore e dal Facility Report. Questi documenti aiuteranno il prestatore a capire il livello qualitativo della mostra, la serietà dell’organizzatore richiedente il prestito e i requisiti di sicurezza della sede espositiva. Logicamente tutte le informazioni contenute in questi documenti sono strettamente confidenziali e non devono essere trasmesse a terzi.

Se le opere oggetto del prestito prevedono l’uscita dai confini nazionali per mostre presso Paesi esteri, le esportazioni di tali beni dovranno sottostare alle leggi di tutela dei beni culturali delle nazioni di provenienza. Inoltre, nel caso in cui la mostra si trovi ospitata in Paesi a rischio eventi catastrofali (uragani, terremoti, eruzioni vulcaniche ecc.), sarebbe bene richiedere l’esistenza di un emergency plan e di un disaster recovery.

Una volta formalizzata la concessione del prestito, iniziano una serie di attività funzionali al trasferimento dell’opera. Queste attività vedono coinvolti molti professionisti: trasportatori, imballatori, allestitori, restauratori, registrar, broker assicurativi, compagnie d’ assicurazione, i quali si occupano di specifici ambiti di cui hanno la piena responsabilità. Le singole attività fanno parte di una catena più ampia, di cui ognuna rappresenta un anello fondamentale che può determinare, con una propria mancanza, la rottura dell’intera filiera della qualità.

2) LE ATTIVITA’ LEGATE AL PRESTITO

Le attività si esplicitano in varie fasi operative:

• Imballo dell’opera al prelievo presso sede prestatore o altra sede;
• Trasferimento dalla sede di prelievo alla sede espositiva (il trasporto può essere diretto o con soste intermedie);
• Soste presso terzi (restauratori, corniciai ecc.)
• Disimballo e allestimento in sede espositiva;
• Giacenza per tutto il periodo espositivo;
• Disallestimento e imballo a termine mostra;
• Trasferimento dalla sede espositiva alla sede del prestatore o altra sede (il trasporto può essere diretto o con soste intermedie).

Trasporto

Il trasportatore dovrà essere un trasportatore specializzato in fine art, di comprovata esperienza. Le modalità di trasporto ed imballaggio dovranno essere in linea con quanto richiesto dall’assicuratore. Il piano trasporti prevede dettagliate informazioni su tratte, giacenze intermedie e tipologia dei mezzi impiegati.

Imballaggio

L’imballaggio dovrà essere idoneo al tipo di opera (materiali, formato, misure e peso) e al tipo di trasporto (via camion, aereo o nave). Qualsiasi criticità presente nell’opera dovrà essere valutata prima dello spostamento da parte di un restauratore di fiducia del prestatore. Dovrà essere segnalata qualsiasi difficoltà nel ritiro (scale, porte, finestre ecc.), in caso di dubbio richiedere un sopralluogo alla ditta di trasporti.

Condition Report

L’opera prima che lasci la sede originale dovrà essere fotografata fronte e retro, e dovrà essere redatto un semplice condition report, cioè una scheda che riporti le condizioni conservative del bene al momento in cui questo parte per il primo trasporto verso la sede espositiva. Il condition report potrà essere compilato: dal prestatore, corredandolo con alcune foto esemplificative dello stato conservativo del bene; da un restauratore di fiducia che potrà, per opere più complesse, con una storia conservativa stratificata, redigere un condition report dettagliato e comprensivo anche di specifiche note relative all’allestimento, manutenzione e conservazione in sede mostra; da una persona di fiducia del trasportatore (come servizio aggiuntivo).

Qualsiasi danno, criticità o evidenza emersa durante l’analisi dell’opera prima delle chiusura della cassa dovrà obbligatoriamente essere riportata sul documento di trasporto (DDT), nella sezione Note o Annotazione di riserva. L’opera non dovrà mai essere ritirata già imballata, ma dovrà sempre essere visionata dal trasportatore, in quanto il DDT dovrà essere controfirmato dalle parti (prestatore e trasportatore). Si consiglia anche di fare una foto dell’opera all’interno della cassa. Con gli attuali strumenti digitali (smartphone, tablet, i-pad, ecc.) queste attività sono semplicissime e fondamentali per dimostrare in quali condizioni è partita l’opera.

Il CONDITION REPORT dovrà poi essere successivamente aggiornato o compilato nuovamente dal restauratore presente in sede mostra all’arrivo dell’opera e al termine dell’esibizione. Si consiglia al prestatore, per opere particolarmente importanti, di avvalersi di un proprio restauratore per una analisi in contraddittorio con l’incaricato dall’ente organizzatore. Qualunque variazione, rispetto al condition report di partenza, deve essere tempestivamente comunicata al prestatore e nessuna attività di restauro potrà essere eseguita senza il suo consenso e quello dell’assicuratore.

La documentazione fotografica e descrittiva dello stato conservativo dell’opera in tutte le sue fasi e le eventuali annotazioni di riserva poste su DDT di trasporto, diventano elementi probanti nel momento in cui accade un danno e deve essere aperto un sinistro presso la Compagnia d’assicurazione di riferimento. Questa documentazione a corredo della trasferta del bene non deve MAI essere sottovalutata, il diritto all’indennizzo assicurativo passa anche dalla corretta redazione di questi documenti. La fase di trasporto termina con l’arrivo.

L’allestimento

Ogni opera è unica e la conoscenza approfondita dell’opera è la condizione base per garantire la qualità di un allestimento. L’allestitore dovrà, in collaborazione con il registrar e il curatore, recepire tutte le avvertenze espresse nella loan form dal prestatore, in merito alla manipolazione, allestimento, precedenti restauri, particolari fragilità, criticità su montaggio e smontaggio ecc.

L’allestimento deve sempre soddisfare esigenze conservative, espositive e di sicurezza. Per questo la tempistica è fondamentale, in modo da non sovrapporsi con attività di costruzione, imbiancatura, allestimento luci ecc.. Spesso infatti le opere nella fase di allestimento non si trovano più protette dagli imballaggi, risultando estremamente vulnerabili. Una importante percentuale di danni si verifica in questo ambito per errori operativi.

Relativamente ad opere d’arte complesse come le installazioni, sarà sempre bene conservare procedure e metodi di allestimento dell’opera da trasmettere o concordare di volta in volta con gli allestitori di turno. In alcuni casi si consiglia di documentare con video l’installazione in modo da produrre istruzioni di montaggio che torneranno utili ogni volta si renda necessario un nuovo allestimento/disallestimento. Se l’oggetto prestato è di piccole dimensioni o particolarmente fragile, il prestatore dovrà richiedere specifici accorgimenti allestitivi come attaccaglie anti strappo, dissuasori, vetrine o climabox.

La sicurezza

La sicurezza è un ambito estremamente articolato e sarebbe più corretto parlare di sicurezze: sicurezza rispetto ad eventi catastrofali, sicurezza anticrimine, sicurezza antincendio, sicurezza strutturale ecc. È sempre bene dunque, attraverso il Facility report, informarsi sulle misure di sicurezza e sulle modalità espositive (controllo microclimatico, tipologia di teche o vetrine, sistema di illuminazione ecc.). In base alla tipologia di oggetto prestato e al rischio che esso potrebbe correre, potranno essere richiesti particolari accorgimenti espositivi. Non dimentichiamoci mai che ambiente, contenitore ed oggetti formano un unico insieme imprescindibile, e che la loro fruizione determina un’ulteriore declinazione del concetto di rischio (danno accidentale, atto vandalico).

Per concludere, quando prestiamo un opera d’arte non ci dimentichiamo che il concetto di fruizione pubblica di un bene è frutto di un’ideale illuminista, in cui però il godimento del bene culturale deve essere un giusto mix tra strumento di crescita culturale e tutela, dove per tutela si intende la conservazione, l’integrità e la sicurezza.

Cristina Resti – Responsabile ufficio Arte – AXA Art