Smartworking a Nordest frenato dalla carta

«Impossibile pensare di aumentare lo smartworking, anche con il lockdown, se oltre il 90% delle aziende gestisce ancora i processi amministrativi in maniera manuale: perfino le fatture elettroniche continuano a essere stampate, vistate a penna e archiviate a mano. Ovviamente, se questi processi non vengono automatizzati non si può pensare di gestirli da remoto». Sono le considerazioni di Paolo Grotto, socio amministratore di Arket, azienda vicentina che si occupa di digitalizzazione aziendale dal 1998.

Nel corso del 2020, Arket ha interpellato a campione 300 aziende in tutto il Nord Italia, di cui la metà in Veneto, scoprendo che soltanto 28 hanno digitalizzato completamente i processi correlati alla fatturazione. Tra queste, il 10% circa ha automatizzato l’intero processo di acquisto: dalla richiesta di acquisto all’approvazione della spesa, all’emissione dell’ordine e al riscontro automatico di fatture e bolle di consegna. Mentre il 45% circa gestisce in automatico il processo di fatturazione e riscontro e manualmente le procedure di acquisto e un altro 45% effettua ancora manualmente il controllo della corrispondenza tra fatture elettroniche ricevute e quelle presenti nel cassetto fiscale.

Tra le rimanenti 272 aziende oggetto della rilevazione, l’85% gestisce le fatture digitalmente, ma le bolle di consegna sono ancora cartacee e di conseguenza il confronto tra fatture e bolle avviene sempre manualmente. C’è infine un 15% di aziende che opera ancora al 100% manualmente: le fatture elettroniche vengono stampate, pinzate con le bolle cartacee, verificate manualmente e il tutto confluisce in un archivio fisico.

«Paradossalmente, per queste aziende la fatturazione elettronica rappresenta un aggravio di lavoro, invece che un beneficio», conclude Grotto, «quando invece basterebbe un investimento minimo per compiere un balzo in avanti significativo in termini di velocità dei processi, riduzione degli errori e alleggerimento delle persone dalle attività ripetitive e con poco valore aggiunto».

Secondo i dati raccolti da Arket, l’automazione dei processi di fatturazione consente di ridurre le ore lavorate per questi processi tra il 50% e il 70%. E inoltre rende le aziende più flessibili, con la possibilità di far gestire gli stessi processi a più persone, anche nel caso, per esempio di assenze per ferie o malattia, e di accrescere i livelli di sicurezza, grazie alla tracciabilità degli accessi ai documenti e all’utilizzo di firme digitali, che permettono di sottoscrivere la documentazione senza il bisogno di stamparla e distribuirla fisicamente all’interno o al di fuori della sede aziendale.