Digitalizzazione dei documenti in Italia: a che punto siamo?

Al giorno d’oggi la tecnologia e l’innovazione, così come anche la digitalizzazione, hanno rivestito un ruolo molto importante per la società in quanto si sono prese l’onere di risolvere piccoli e grandi problemi quotidiani, sia a livello pubblico che privato.

Tra questi c’è senza dubbio la digitalizzazione dei documenti cartacei che, per loro natura, sono deperibili o smarribili e, soprattutto, occupano molto spazio. C’è poi da considerare che faldoni e cartelle in conservazione obbligatoria come da legge possono diventare un grosso ostacolo per l’organizzazione interna di studi, aziende e uffici, soprattutto quando si accumulano, prendono polvere e devono essere mantenuti in buono stato.

Gli scanner per grandi formati

Dunque l’unica soluzione effettivamente praticabile è quella della loro digitalizzazione attraverso scanner e lettori che ci tolgono l’onere e l’ingombro dei faldoni cartacei apportando significativi vantaggi in termini di ordine, gestione e conservazione. Lo stesso vale per i documenti “grandi”, ovvero quelli di formato superiore al classico foglio da stampante che oggi è possibile conservare in tutta sicurezza mediante l’uso dello scanner grande formato della WideTek.

Questi scanner sono ideali per scannerizzare e conservare grandi progetti, mappe e documenti in formati ampi, ma si prestano anche a manifesti e simili. Grazie ad essi è possibile conservare con la massima efficienza i documenti di tutte le grandezze in digitale, su cloud, sicuri e sempre reperibili ma, soprattutto, non ingombranti o passibili di deperimento.

La carta, infatti, anche se spessa e di buona qualità, subisce il passare del tempo e le ossidazioni derivanti da polvere, umidità e persino dalla secchezza dell’aria causata da riscaldamenti e condizionatori. A ciò si aggiunge l’onere di dover conservare anche oltre i 10 anni determinati documenti in buono stato, per cui è ovvio che le scannerizzazioni ad hoc possano essere considerate come la soluzione definitiva a tutte queste incombenze.

I vantaggi della digitalizzazione

Il termine “digitalizzazione” divide letteralmente l’opinione pubblica in due: c’è chi non vede l’ora di scoprire cosa c’è dietro l’orizzonte dell’innovazione e chi, invece, ne ha un po’ timore. In realtà solo vent’anni fa immaginavamo auto volanti al fianco di eserciti di robot ma oggi possiamo dire che quelle erano solo fantasie piuttosto creative.

Tuttavia abbiamo imparato, pian piano, a capire che digitalizzare non significa necessariamente “affidare tutto a un robot” ed eliminare risorse umane in azienda. La digitalizzazione è un processo di ottimizzazione e semplificazione che automatizza lavori tradizionali e permette alle persone di ridurre carichi di lavoro, costi d’opera, errori e sprechi.

La pandemia ha messo in luce tutte le criticità degli ambienti di lavoro ma, al tempo stesso, ha favorito una profonda riflessione spontanea su quali potessero essere le soluzioni di ottimizzazione e semplificazione necessarie. Grazie alla digitalizzazione possiamo adottare decisioni aziendali sostenibili non solo per l’ambiente, ma anche per la crescita e il miglioramento dell’ambiente di lavoro.

Con la digitalizzazione dei documenti di tutti i formati, anche di quelli più grandi, si riduce considerevolmente il consumo di carta e questo è un ulteriore vantaggio per aziende e organizzazioni. Il risparmio, peraltro, permette di destinare maggiori risorse agli investimenti e, quindi, di poter volgere lo sguardo al futuro conservando in sicurezza ed efficienza ciò che proviene dal passato.