Prima nota: cos’è e come torna utile alla gestione dei pagamenti

All’interno di ogni attività economica prestare particolare attenzione alle operazioni di contabilità è fondamentale, in quanto queste permettono di tenere traccia e registrare le transazioni finanziarie e il bilancio.

In altre parole, fornisce un quadro generale della situazione economica dell’attività e permette così di prendere decisioni informate su qualsiasi aspetto finanziario, basate su dati storici e analisi dell’andamento aziendale.

Non è qualcosa di semplice, per questo è un’attività che viene affidata ad esperti e non può fare chiunque, ed è lo stesso motivo per il quale ad oggi è fondamentale fare affidamento a dei software gestione pagamenti, per tenere traccia di ogni singolo aspetto finanziario dell’azienda.

All’interno di questo campo, un elemento fondamentale è la prima nota: uno strumento di registrazione sistematico e dettagliato di tutte le operazioni contabili.

Prima nota: di cosa stiamo parlando

La prima nota è un documento fondamentale per tenere traccia di tutte le transazioni effettuate in azienda: non è obbligatoria per legge, ma è fortemente consigliata per riuscire a mantenere in ordine i conti e prevenire eventuali errori anche gravi.

Solitamente è costituita da una tabella, in cui vengono annotate tutte le spese e le entrate dell’attività, come ad esempio fatture attive e passive, corrispettivi giornalieri, incassi e pagamenti, retribuzioni e spese sostenute.

Una prima nota ben strutturata dovrebbe includere la data dell’operazione, la descrizione, l’importo, l’indicazione del conto corrente coinvolto, un riferimento al documento fiscale e infine il saldo progressivo.

Per riuscire a gestirla, esistono diverse modalità: è possibile ad esempio utilizzare un blocco di carta prestampato da compilare manualmente, creare un proprio schema utilizzando un foglio di calcolo come Excel, oppure adottare un software apposito.

Quest’ultima opzione risulta essere la più semplice e precisa, in quanto tutti i movimenti sono collegati ai documenti fiscali di riferimento, è possibile filtrare le informazioni per analizzare la situazione e infine gestire acconti e rateizzazioni.

Utilizzo di un software: perché è utile

La precisione è fondamentale quando si tratta di contabilità, perché anche il più piccolo errore può comportare conseguenze molto grandi, persino a livello legale, con sanzioni e multe.

L’essere umano, però, talvolta può commetterli ed è qualcosa su cui non ci si può fare niente, per questo con l’avanzare del tempo e la digitalizzazione delle aziende, la pratica di registrare a mano la prima nota si è persa a favore del computer.

Inizialmente, la soluzione più utilizzata era quella con excel o, quantomeno, un qualsiasi foglio di calcolo, che fosse in grado di racchiudere in una tabella i dati, renderli ordinati, facilmente consultabili e potesse fare i conti in automatico.

Ad oggi anche l’uso di excel sta andando perdendosi, dal momento in cui sono stati realizzati dei software specializzati nella gestione delle spese e dei dati contabili. Il vantaggio più grande di questi nuovi sistemi è prima di tutto quello dell’automazione.

La prima nota può essere compilata in automatico secondo delle regole ben precise, e questo permette di eliminare quasi totalmente ogni possibile errore, oltre che semplificare e velocizzare il processo.

Un esempio di supporto da parte di questi software gestionali amministrativi è quello di poter inserire automaticamente in prima nota i movimenti in entrata e in uscita, a partire dalle fatture emesse e dalle registrazioni di acquisto.

Un altro beneficio che deriva da queste nuove tecnologie è anche la facilità di condivisione con il commercialista. Mediante l’invio della prima nota generata automaticamente, è infatti possibile garantire una corretta e tempestiva tenuta contabile dell’attività.

Tutte queste funzionalità specifiche, pensate appositamente per facilitare questo genere di lavori, consentono una registrazione più efficiente e veloce dei dati.

In conclusione

L’utilizzo di un software per la prima nota rappresenta quindi una soluzione praticamente indispensabile per la gestione efficiente e accurata della contabilità aziendale, perlomeno nell’era moderna.

Oltre alla semplificazione dei processi di registrazione, l’automatizzazione offerta dai software gestionali permette di risparmiare tempo e garantire una contabilità sempre aggiornata e in ordine, facilitando anche la collaborazione con il commercialista.

Scegliere un software gestionale affidabile e completo può quindi sicuramente aumentare l’efficienza e la precisione della gestione contabile dell’azienda o del professionista, diventando un elemento fondamentale della gestione finanziaria aziendale.