L’EDI: cos’è e come aumenta l’efficienza delle PMI

I dati relativi al tasso di digitalizzazione delle PMI in ambito B2b (dal report ‘Chi si ferma è perduto’ dell’Osservatorio Digital B2b del Politecnico di Milano) evidenziano che l’e-commerce mantiene una crescita del +3% sul 2021 – per 468 miliardi di euro, e solo un ordine su cinque è scambiato per via elettronica. La digitalizzazione dei documenti di trasporto è anch’essa poco diffusa con solo il 34% delle imprese che li emette in formato digitale. Dei 134 milioni di documenti che vengono scambiati ogni anno, la maggior parte appartiene a grandi aziende, e per oltre il 60% si tratta di ordini e fatture, di cui va considerato che la digitalizzazione è obbligatoria per legge.

Una delle soluzioni disponibili sul mercato oggi è l’EDI (Electronic Data Interchange), utilizzato
nel 2022 già da 23.700 imprese italiane. Si tratta di un sistema di interscambio standardizzato di
documenti amministrativi e logistici tra aziende con sistemi digitali differenti. Uno strumento che
elimina la carta, riduce i tempi di lavoro e facilita le modalità di scambio e collaborazione tra
imprese.

Ma non tutte le realtà del territorio hanno la stessa maturità digitale: il settore industriale
nazionale è composto per la maggior parte da aziende di piccole o medie dimensioni, con minore
capacità di investimento in ambito tecnologico e rapporti spesso da costruire in maniera
tecnicamente più efficace con clienti e fornitori. Per queste realtà, l’integrazione “diretta” tramite
EDI standard con i partner è economicamente sfidante. Ecco perché le PMI si affidano spesso a
portali B2b specifici (non EDI-centrici) ai quali i loro clienti e fornitori possono accedere per
scaricare o caricare manualmente ordini, bolle e fatture. Questi portali definiscono, però, un
panorama frammentato poiché costruiti senza alcuna funzione automatica di integrazione con i
sistemi aziendali interni, costringendo i professionisti ad operare manualmente su numerosi
documenti.

Dunque, se è lecito confermare che “chi si ferma è perduto”, è altrettanto valido domandarsi: come
muoversi affinché le piccole e medie imprese possano avere pari accesso all’automazione digitale
per un vero rilancio del Sistema Paese?

“L’efficienza e i vantaggi che la soluzione EDI porta alle imprese li vediamo ogni giorno nelle
aziende con cui lavoriamo” dichiara Francesca Cravotto, Supply Chain Solutions Consultant
di Intesa, a Kyndryl Company. “Prendendo in considerazione i loro bisogni e le loro necessità, abbiamo creato un portale integrato che permette di scambiare documenti con qualunque
partner (anche non EDI) e di registrarli in modo automatizzato nel proprio ERP”.
Una soluzione di questo tipo risulta ideale per chi ha partner o fornitori che hanno un semplice
accesso a internet e lavorano solo con le e-mail a cui allegano dei pdf: nel caso di caricamento di
un formato non strutturato come il pdf, Intesa mette a disposizione un servizio OCR per
l’estrazione e la composizione automatica delle informazioni. Prima dell’effettiva conclusione
dell’operazione, viene chiesta conferma dei campi individuati dall’OCR che potranno essere
corretti manualmente. L’OCR sarà in grado di auto-apprendere di volta in volta dagli errori
segnalati e corretti.

Integrare il portale B2b/EDI di Intesa nel proprio business significa:
● non aver bisogno di modifiche o aggiunte sui portali già esistenti
● non dover aggiungere risorse o competenze tecniche interne all’azienda
● gestire sia protocolli EDI che non EDI
● avere un’interfaccia user-friendly
● avere un unico cruscotto di monitoraggio che segnala eventuali errori di conversione
● gestire lo scambio di documenti in più lingue.

“In conclusione” – afferma Francesca Cravotto di Intesa (Kyndryl) – “un portale B2b/EDI come il
nostro rappresenta una soluzione innovativa e altamente vantaggiosa per le PMI. In un panorama
in cui l’automazione e la digitalizzazione sono sempre più cruciali, il nostro intento è quello di
migliorare l’efficienza operativa e la competitività delle piccole e medie imprese italiane,
promuovendo un binomio di successo tra EDI e PMI”.